למבקר העירייה יש סמכות ייחודית על פי פקודת העיריות, לבדיקת תהליכים וגופים בתוך העירייה, תוך גישה עצמאית ובלתי מוגבלת לכל מאגר נתונים ולכל מסמך או ישיבה. ימים אלה מתפרסם דו"ח מבקר עיריית רחובות, נפתלי אקרמן, מספר 38 לשנת 2018 בהתאם להוראות סעיף 170 (ג) לפקודת העיריות.
הדו"ח השנתי בחן מספר נושאים, וברובם ככולם, התקבלו כל המלצות המבקר על ידי מנכ"ל העירייה וראש העיר, רחמים מלול. רובן כבר מיושמות בשטח, כיוון שמיד לאחר שניתנו, פעלו עובדי העירייה בהתאם. דורון מילברג, מנכ"ל העירייה: "הביקורת הנה עוגן חשוב עבורנו, כמוסד המבקש להשתפר כל העת, לתקן ליקויים ולהבטיח שמירה על מנהל תקין. המלצות הביקורת משמשות את הנהלת העירייה לייעול המערכת, ופרסומן משרת את השקיפות, שאנו מחויבים לה. המנהלים והעובדים בעירייה ימשיכו בשיתוף פעולה עם הביקורת ויטמיעו כל מהלך שנועד לשיפור דרכי העבודה, לשמירה על אמות מידה ראויות וכללי מנהל תקין – לצד המשך פיתוח וקידום הפרויקטים הרבים לרווחת התושבים".
במסגרת הביקורת נבחנו מספר נושאים:
אינוונטר – בדיקת מצאי:
אינוונטר (מצאי, ציוד) העירייה מנוהל באמצעות מערכת "אוטומציה" למגוון פונקציות . המערכת משמשת את העירייה, בין היתר, לניהול תהליך הרכש. פריטי רכש המיועדים להיכנס לאינוונטר, מסומנים ככאלה החל משלב הזמנת הרכש (להבדיל מפריטי רכש מתכלים). מטרת הביקורת הייתה לבחון את תהליכי ניהול האינוונטר בעירייה בהיבטים של נאותות רישום האינוונטר, הפיקוח עליו, וניהולו השוטף תוך התייחסות לעמידה בהוראות הדין הרלוונטיות בעקבות המלצות הביקורת, העירייה קבעה ואימצה נוהל עבודה מחייב, שהופץ על ידי מנכ"ל העירייה, דורון מילברג כבר לפני כשנה. כמו כן העירייה הגבירה את הבקרה להבטחת שלמות ומהימנות רשימת פריטי הציוד שבבעלות העירייה; בוצע רענון של רשימת המורשים למאגר המידע וכן בוצע רענון ועדכון של טפסי העבודה המשמשים את הגורמים המקצועיים בניהול וניוד ציוד עירוני על מנת להדק את השמירה על הציוד וכלי העבודה שברשות העירייה. כלל המלצות הביקורת אומצו ומיושמות באופן שוטף.
מרכז צעירים עירוני- הפלטפורמה:
מרכז פלטפורמה (להלן "פלטפורמה") הוקם עבור פעילויות לצעירים בגילאי 18-35 רחובות ומנוהל על ידי החברה העירונית רחובות לתרבות ספורט ונופש בע"מ. במסגרת הביקורת נבחנה התנהלות הפלטפורמה ועמידתה בהוראות החוק, כללי הניהול התקין וקיום מטרותיה. בעקבות המלצות הביקורת הודק הפיקוח מצד דירקטוריון החברה על פעילות המרכז; חודדו ההנחיות הנוגעות להעסקת עובדים על פי הנהלים שנקבעו ע" משרד הפנים; בוצעה התייעלות בתיוק מסמכים עם מעבר לתוכנית שכר חדשה וכן עודכן נוהל תשלום לספקים בהתאם לשינויים בחוק.
מסירת פרויקטים – הל"ר:
נעשתה בחינת הממשק של מסירות פרויקטים מהחברה לפיתוח רחובות לידי העירייה המדובר בבחינת תהליכים למסירת פרויקטי בינוי המבוצעים או מפוקחים על ידי החברה לפיתוח רחובות. בהתאם להמלצות הביקורת הוגדר ואומץ נוהל עבודה מפורט ומחייב; אומצו אמצעים לייעול ושיפור הליך התכנון של הפרויקטים, במטרה למזער עלויות בלתי צפויות; הודק הפיקוח על כלל שלבי הביצוע; בוצעו שינויים בטפסי העבודה המשמשים את תהליכי העבודה והבקרה על שלמות ואיכות המבנים; אומץ נוהל מחייב המבטיח את שלמות תיק המסמכים וכן אומצו נהלים המבטיחים את מימוש אחריות הקבלנים לתיקון ליקויים בתקופת הבדק.
רכבי איגום של העירייה:
מטרת הביקורת הייתה לבחון את סדרי הפיקוח והבקרה על השימוש ברכבי העירייה. המדובר ברכבים המשמשים לפעילות שוטפת של העירייה במספר תחומים: ניקיון, תחזוקה, ביטחון ושמירה על הסדר הציבורי; רכבים אלו משמשים בעיקר לעריכת סיורים ופעילות שיטור ברחבי העיר. בעקבות המלצות הביקורת הוגדר נוהל עבודה מחייב לגבי שימוש ברכבי העירייה; הנהלת העירייה הפיצה נהלים והנחיות לכלל העובדים; מונה באגף הרכב גורם ממונה שתפקידו לבצע מעקב וכן הוחל בביצוע פעולות להידוק אמצעי הפיקוח אחר שימוש ברכבי העירייה.
ועדות ערר ארנונה:
נערכה ביקורת לתהליך הפניה לוועדת ערר בנושא ארנונה בעירייה. מבקר העירייה הצביע על הצורך בחתימה על הסכם עם המשרד המספק לוועדה שירותי מזכירות , מינוי הרכב נוסף , הידוק הבקרה על ניתוב וחלוקת התיקים – וכל המלצותיו התקבלו ותיושמנה.
