כנס הוא אירוע חשוב מאוד לכל ארגון, לכל חברה. כשמארגנים כנס רוצים שהוא יהיה בלתי נשכח, שיהיה אירוע שכולם ידברו עליו ושייחקק בזיכרון. כנס מוצלח כזה תלוי בשיח שיש סביבו, במקצועיות שלו, בשיווק נכון ובגורמים שונים שימשכו את בעלי העניין להימשך אליו ולרצות להגיע אליו.
חסויות לכנס הן חלק בלתי נפרד מההצלחה שלו, מהמוניטין שהן יכולות לתת לו ומהיכולת לתאר אותו כהצלחה ענקית או להיפך – עוד אירוע שיכול היה להיות גדול אבל התפספס בגלל היערכות לא מספיק טובה.
ישבנו עם פרוצ'י הפקות, החברה המובילה בשוק להפקת כנסים עסקיים כדי לקבל טיפים ועצות זהב בתחום של הפקת האירועים.
למה צריך חסויות בכנס?
התפיסה של פרוצ'י הפקות היא שנותני חסויות הן שותפות מלאות ואסטרטגיות לכנס וממש לא כינור שני. כשחושבים על חסויות לכנס, בעבר המחשבה הראשונה שעלתה היא גוף עסקי כלשהו שנותן לנו צ'ק שבעזרתו מכסים חלק מעלויות הכנס. המחשבה הזו הייתה נכונה בעבר, וגם היא באופן חלקי מאוד.
יש לכך כמה סיבות:
1. כנס ללא תקציב משמעותי מתקיים בדרך כלל בבניין החברה עצמה או במקום קטן ופשוט שאינו דורש אמצעים רבים. אבל ברגע שיש כמה נותני חסויות לכנס שלכם, אתם יכולים לחשוב יותר בגדול, לצאת מהקופסה ולקיים אירוע שנותן ערכים רבים וחיוביים המתכתבים עם אירוע או כנס עסקי גדול של חברה שרוצה שהלקוחות הפוטנציאליים והשוק עצמו יראה אותה כשחקן חזק ולגיטימי.
- הגוף שנותן את החסות הוא ממש עוד שותף בכנס. כיום יש נותני חסויות שאיתם הכנס ייראה אחרת לגמרי. עמדה להטענה מהירה של ניידים (יעיל ופרקטי מאוד בכנסים ארוכים), עמדת צילום מקצועית לפרופיל ברשתות החברתיות השונות, קידומי מכירות ומזכרות בפתיחת הכנס או בפתיחת כל מושב בכנס, עמדה לייעוץ קריירה, קורות חיים וכו'. יש נותני שירות שיכולים להיות יעילים במיוחד לכנס שהאופי שלו הוא כזה שהמשתתפים בו מגיעים עם ציוד רב מרחוק אם הם מספקים שירות של ציוד שמירת חפצים וכמובן – עמדות קולינריות חוויתיות החל מעמדות קפה עם בריסטה, כריכים וחטיפי אוכל מלאים באנרגיה או בר מיצים מרענן.
נותן חסות שנותן את אחד מהשירותים האלה הוא לא עוד שלט או פרסומת בכנס. הוא ממש שותף בלתי נפרד מכנס עסקי מוצלח. - אפקט FOMO – כאשר מועמד פוטנציאלי לכנס שאתם מתכננים רואה את רשימת נותני החסויות האטרקטיבית והאיכותית שישתתפו בו – בלי קשר למוצר או לשירות או למידע שאתם מתכוונים לשתף בכנס – רק המבט על רשימת נותני החסויות יגרמו לו לחשוב פעמיים לפני שהוא יגלול הלאה את הפרסום ויפספס אותו.
כנס עסקי שרותם את החברות הלוהטות והמובילות במשק בתחומן כנותני חסות עבורו, זוכה למעשה ל"וי כחול" (Blue Benchmark) שמדובר בכנס אמין, איכותי, מוצלח וצריך להתייחס אליו בשיא הרצינות. שזה המקום להיות בו, ומי שלא יהיה בו – מפסיד.
- כיכר העיר – המקום שבו הדברים קורים. כאשר השחקנים המובילים בתחומי התעשייה השונים יהיו בכנס שלכם, נוצרת בועת תעשייתית המזינה את עצמה. כלומר הכנס העסקי שלכם מוביל יחסים ותהליכים מקצועיים ועסקיים בין השחקנים הגדולים בשוק. ומי שלא נמצא בכנס העסקי שלכם – ימצא את עצמו למעשה מחוץ למעגל העסקי המוביל. בנוסף – כנס כזה בהכרח יזכה לסיקור תקשורתי של עיתונאים, מובילי דעה ומשפיענים. מי ירצה להישאר בחוץ?
גיוס נותני חסויות
לפני הכל – תעשו שיעורי בית. תכינו פרופיל של קהל היעד – מי הם משתתפי הכנס, מה הכוח שלהם, מהם המאפיינים הייחודיים שלהם, כמה הם יכול להועיל להם כלקוחות שייחשפו אליהם, כמה אנשים יהיו בכנס ומה המקצוע שלהם. ככל שתהיו יותר מדויקים ויותר משכנעים כך יהיה לכם קל ופשוט יותר לגייס חסויות.
פנייה אישית – לכל נותן חסות תפנו באופן אישי ובשפה ובסגנון המותאמים להם באופן אישי. אם תשלחו פנייה למספר נותני חסויות פוטנציאליים מתחומים שונים בתפוצת נאט"ו ובאותה שפה – לרוב הפנייה שלכם תגיע מהר מאוד לתיקיית ספאם.
אם יש לכם מספיק כח אדם וזמן – תכינו מצגת או מסמך רשמי לכל נותן חסות פוטנציאלי (כיום בעידן הבינה המלאכותית, יחד עם מעט סבלנות והבנת כלי ה-AI – זה באמת לא כאב ראש).
ניהול הקשר וסגירות אחרונות:
לאחר שהושגה הסכמה עקרונית עם נותן חסות חשוב לוודא שתיאום הציפיות מוסכם על שני הצדדים. תיאור מדויק של מה מספק נותן השירות ומה הוא מקבל ממכם. מיקום וגודל בכנס/בקמפיין השיווק, זמן מסך, קרבה למתחם המרכזי וכו'. ככל שהפרטים מראש יהיו שקופים וברורים כך יהיו פחות הפתעות בהמשך.
קריטי לשמור על קשר רציף עם נותני החסויות עד ליום האירוע ולוודא שהציוד שלהם מגיע בזמן ושהנציגים שלהם מקבלים את התנאים האופטימליים שהם צריכים.
בסיום הכנס חשוב לקבוע פגישה, לדבר על מה שהיה, לשלוח תמונות מהכנס ולספק נתוני חשיפה. אם אתם מרוצים והוא מרוצה, הוא יסגור אתכם שיתוף פעולה גם לכנס העסקי הבא.
מחפשים חברה מובילה בשוק שיודעת לסגור את כל הקצוות, כולל את תחום נותני החסויות? פרוצ'י הפקות היא הפתרון המושלם עבורכם.
