סביבת העבודה היא חלק משמעותי מהחוויה היומיומית של העובדים. משרד יכול להיות מעוצב, חדש ומרווח, אבל אם התחזוקה השוטפת אינה מתבצעת כמו שצריך, התחושה הכללית משתנה במהירות.
בחברת דניאל קלין מסבירים שאחת הטעויות הנפוצות של עסקים היא להסתפק בשאלה "כמה פעמים בשבוע מגיע מנקה?", במקום לבדוק האם תוכנית הניקיון באמת מתאימה לכמות העובדים, לשעות הפעילות ולאופן שבו משתמשים במשרד.
לא כל תלונה היא "פינוק" של העובדים
מנהלים רבים מכירים את התלונות הקטנות שמגיעות לאורך היום: הפח במטבח מלא, חסר נייר בשירותים, חדר הישיבות לא נוקה לאחר הפגישה האחרונה או שיש כתמים על הרצפה באזור הכניסה.
כאשר מדובר במקרה חד פעמי, אין בכך בהכרח בעיה. משרד הוא מקום פעיל ולכלוך מצטבר במהלך היום. אבל כאשר העובדים מדווחים שוב ושוב על אותם אזורים, כדאי לבדוק את שגרת הניקיון.
לדברי אנשי המקצוע בדניאל קלין, תלונות שחוזרות על עצמן הן לעיתים סימן לכך שמפרט העבודה אינו מתאים למציאות במשרד. יכול להיות שהשירות עצמו מתבצע בדיוק כפי שסוכם, אבל ההיקף שנקבע מלכתחילה פשוט אינו מספיק.
לדוגמה, משרד של 15 עובדים ומשרד של 70 עובדים לא יכולים בהכרח לעבוד לפי אותה תוכנית ניקיון, גם אם שטח המשרד דומה.
המטבחון הוא בדרך כלל המקום הראשון שבו הבעיה מורגשת
המטבחון הוא אחד האזורים הפעילים ביותר כמעט בכל משרד. במהלך יום עבודה עוברים בו עשרות עובדים, מכינים קפה, אוכלים, משתמשים בכיור ומשאירים כלים ואריזות.
ניקיון של המטבחון רק בשעות הערב יכול להיות מספיק במשרד קטן, אך במשרד גדול הוא עלול להיראות מלוכלך כבר בשעות הצהריים.
כאן בדיוק נדרש להתאים את השירות לאופי הפעילות. לפעמים הפתרון אינו להוסיף עוד יום ניקיון מלא, אלא לבצע מעבר קצר נוסף במהלך היום באזורים שבהם מצטבר הלכלוך במהירות.
בחירה נכונה של חברה לניקיון משרדים אמורה להתחיל בהבנת שגרת העבודה של המשרד ולא רק במספר המטרים הרבועים שיש לנקות.
השירותים יכולים להשפיע על התחושה במשרד כולו
מעט מאוד דברים מעוררים תלונות עובדים מהר יותר משירותים שאינם נקיים או מתוחזקים.
במשרדים גדולים, ניקיון פעם אחת ביום לא בהכרח מספק מענה. גם אם השירותים נוקו היטב בבוקר, שימוש של עשרות אנשים לאורך מספר שעות יכול לשנות את המצב במהירות.
צריך לקחת בחשבון גם דברים שאינם "ניקיון" במובן הקלאסי:
- מילוי נייר טואלט
- מילוי סבון
- ריקון פחים
- ניקוי כיורים
- טיפול בריחות
- מעבר על הרצפה
- בדיקה של אזורי המגע
כאשר אין מי שאחראי לבדוק את הדברים הללו במהלך היום, העובדים הם אלה שבדרך כלל מזהים את הבעיה ראשונים.
אולי המנקה עושה עבודה טובה – אבל אין מספיק זמן
זו נקודה שחשוב מאוד להבין: שירות ניקיון לא טוב לא תמיד אומר שעובד הניקיון אינו מקצועי.
אם לעובד מוקצות שלוש שעות לנקות שטח שבפועל דורש חמש שעות, הוא ייאלץ לבחור במה להתמקד. הרצפה תישטף והפחים יתרוקנו, אבל אבק על משטחים, דלתות זכוכית, חדרי ישיבות או אזורים פחות בולטים עלולים להידחק לסוף הרשימה.
בדניאל קלין מציינים כי לפני שמחליפים עובד ניקיון או מתלוננים על רמת העבודה, כדאי לבדוק האם מספר שעות העבודה והמפרט שנקבעו מאפשרים בכלל לבצע את כל המשימות.
לפעמים שינוי נכון בחלוקת הזמן משפר את התוצאה בצורה משמעותית בלי להגדיל באופן דרמטי את היקף השירות.
ומה קורה כשאין עובד קבוע?
בעיה אחרת שמייצרת תלונות היא תחלופה גבוהה של עובדי ניקיון.
עובד קבוע מכיר את המשרד: הוא יודע אילו חדרים פעילים יותר, איפה מצטבר לכלוך, איזה חדר ישיבות נמצא בשימוש רב ואילו נקודות דורשות תשומת לב מיוחדת.
כאשר בכל פעם מגיע עובד אחר, חלק מהידע הזה הולך לאיבוד.
זו אחת הסיבות לכך שבחברות ניקיון מקצועיות קיימת חשיבות לא רק לגיוס העובדים, אלא גם לניהול שלהם, לפיקוח ולמתן גיבוי במקרה של היעדרות.
מבחינת הלקוח, המטרה צריכה להיות פשוטה: שהמשרד יישאר נקי גם אם העובד הקבוע חולה, יוצא לחופשה או אינו יכול להגיע.
באזור המרכז האתגר אפילו גדול יותר
משרדים באזורי תעסוקה במרכז הארץ פועלים לעיתים בסביבה אינטנסיבית במיוחד. מספר גדול של עובדים, שליחים, ספקים, לקוחות וישיבות מייצר תנועה רבה לאורך היום.
לכך ניתן להוסיף אבק ולכלוך שמגיעים מבחוץ, שימוש אינטנסיבי במעליות, כניסות משותפות ולעיתים גם עבודה בשעות ארוכות.
לכן, כאשר בונים תוכנית של ניקיון משרדים במרכז, חשוב לבחון לא רק את גודל המשרד אלא גם את מספר האנשים שעוברים בו במהלך יום ממוצע.
משרד שבו נמצאים 20 עובדים בשקט במשך רוב היום זקוק לתוכנית שונה ממשרד שבו 20 עובדים מארחים לקוחות, מקיימים פגישות ומקבלים משלוחים לאורך כל היום.
מנהלי המשרד לא אמורים להפוך למפקחי ניקיון
אחד הסימנים הברורים לכך שהשירות אינו מנוהל היטב הוא מצב שבו מנהלת המשרד נדרשת לבדוק בכל יום מה נוקה ומה לא.
אם חלק מהשגרה כולל צילומים של אזורים מלוכלכים, הודעות לעובד הניקיון, טלפונים לספק ותזכורות לגבי משימות שחוזרות על עצמן – העסק למעשה משקיע זמן ניהולי בשירות שהוא כבר משלם עליו.
בחברת דניאל קלין מדגישים כי האחריות לבקרת האיכות צריכה להיות חלק מהשירות עצמו.
הלקוח כמובן צריך להיות מסוגל להעביר הערות ולבקש התאמות, אבל הוא לא אמור לנהל באופן יומיומי את צוות הניקיון.
איך יודעים שהגיע הזמן לשנות את תוכנית הניקיון?
לא כל תלונה מחייבת להחליף חברת ניקיון. לפני שמקבלים החלטה, כדאי לבדוק מספר דברים.
האם התלונות מגיעות תמיד מאותו אזור? האם הן מופיעות בשעה מסוימת ביום? האם מספר העובדים גדל מאז שנקבעה תוכנית הניקיון? האם נוספו חדרים או עמדות עבודה? והאם השירות שהוגדר לפני שנה עדיין מתאים למצב כיום?
עסקים משתנים, ולכן גם תוכנית הניקיון צריכה להשתנות איתם.
אם החברה גדלה מ-20 ל-40 עובדים אבל שעות הניקיון נשארו זהות, קשה לצפות לאותה תוצאה.
דניאל קלין: "ניקיון טוב צריך להיות מורגש דווקא כשהעובדים לא צריכים לחשוב עליו"
הגישה של חברת ניקיון משרדים דניאל קלין מבוססת על התאמת השירות לצרכים בפועל של כל עסק – החל ממספר העובדים ושעות הפעילות ועד לאזורים שבהם קיימת תנועה גבוהה במיוחד.
הרעיון פשוט: כשהניקיון מתבצע כמו שצריך, העובדים לא אמורים לעסוק בו.
הם לא צריכים לבדוק אם השירותים נוקו, לדווח שהפח שוב מלא או להזכיר שמחר מגיעים לקוחות ולכן צריך לנקות את חדר הישיבות.
שירות מקצועי אמור להפוך את הניקיון לחלק מהתפעול השוטף של המשרד – כזה שמתבצע ברקע, באופן עקבי, בלי להפריע לעבודה ובלי לייצר עוד משימה למנהלים.
לכן, כאשר תלונות על ניקיון מתחילות להצטבר, לא כדאי להתייחס אליהן רק כאל חוסר שביעות רצון נקודתי. לפעמים הן פשוט הדרך של העובדים לומר שתוכנית הניקיון שכבר קיימת במשרד זקוקה לעדכון.
זכויות יוצרים: המערכת משקיעה מאמצים רבים באיתור בעלי זכויות היוצרים בתכנים המופצים ברבים. במידה ופורסמה מדיה שבעליה אינו ידוע, השימוש נעשה לפי סעיף 27א לחוק זכויות יוצרים. אם הנכם בעלי הזכויות, ניתן לפנות אלינו לצורך הוספת קרדיט או הסרת התוכן.
